Руководитель получает подготовленные материалы
Повестки, справки, письма и приложения собираются в согласованной версии.
Кадровое агентство · для работодателей
Подбираем секретаря-референта для административной и информационной поддержки руководства: подготовка деловых материалов, работа с документами и письмами, совещаниями и поручениями. В отличие от общего секретариата, здесь важнее качество документационного сопровождения и самостоятельная подготовка информации.
Подбор под задачу
Для работодателя важно не название должности в резюме, а способность кандидата обеспечить результат: документационное сопровождение руководителя, подготовка материалов, деловая переписка и организация совещаний. Профиль и критерии оценки фиксируем до выхода на рынок.
Повестки, справки, письма и приложения собираются в согласованной версии.
Входящие документы классифицируются, ответы готовятся в пределах полномочий.
Результаты совещаний фиксируются и передаются ответственным в понятном формате.
Содержание должности может отличаться между компаниями. Мы оцениваем функции и масштаб ответственности, а не только формулировку названия.
Функционал позиции
Финальный набор обязанностей зависит от бизнеса и организации процессов. Разделяем обязательный функционал, дополнительные задачи и полномочия.
Подготовка и оформление служебных писем, запросов и ответов по поручению руководителя.
Сбор повестки, справок, презентационных и сопроводительных материалов.
Приглашения, согласование участников, регистрация решений и протоколов по необходимости.
Ведение реестра исполнения, напоминания и безопасная передача материалов.
Маршрутизация корреспонденции, проверка полноты приложений и сроков ответа.
Подготовка кратких сводок из внутренних документов без самостоятельного принятия управленческих решений.
Типы вакансии
Одинаковое название не означает одинаковую сложность роли. Выбираем профиль под структуру компании, нагрузку и задачи.
Работа с материалами первого лица и повышенной конфиденциальностью.
Письма, протоколы и сопровождение ежедневных управленческих встреч.
Деловая переписка и материалы для международных переговоров по согласованным языковым задачам.
Перед стартом поиска
Согласуем рабочую среду и объективные требования, чтобы сокращать нерелевантные отклики и сравнивать кандидатов на одной основе.
Профессиональный профиль
Разбираем подтверждённый опыт по аналогичным задачам и способы работы кандидата, а не ограничиваемся общими формулировками о внимательности и ответственности.
Точность формулировок, структура и деловой стиль писем.
Реквизиты, приложения, версии и правильная маршрутизация согласований.
Способность кратко изложить документы без искажения содержания.
Повестки, участники и фиксация результатов.
Разграничение доступа к внутренним материалам руководства.
Документы, презентации, календари и совместная работа.
Оценка кандидатов
Кейсы — примеры вопросов для структурированного интервью. Формат оценки, доступ к данным и допустимую сложность задания согласуем с работодателем.
Предложите отредактировать проект письма, сохранив факты, тон и согласования.
Попросите выделить решения, сроки и ответственных из кратких заметок.
Кандидат должен подтвердить актуальную версию и указать источник данных.
Оцените правила проверки полномочий получателя.
Этапы сотрудничества
От описания результата — к поиску, профессиональной оценке и согласованию оффера. Итоговое решение о найме принимает работодатель.
Уточняем функционал: документационное сопровождение руководителя, подготовка материалов, деловая переписка и организация совещаний; график, зарплатный ориентир и критерии результата.
Отделяем обязательные требования от пожеланий и согласуем процесс оценки.
По согласованной стратегии используем релевантные каналы поиска и первичный отбор.
Сверяем опыт с фактическими задачами и обсуждаем практические ситуации для роли «Секретарь-референт».
Передаём сведения о подходящих кандидатах и координируем встречи с работодателем.
Уточняем условия предложения, собираем обратную связь и сопровождаем коммуникации до выхода сотрудника.
Результат для работодателя
Наша задача — снизить нагрузку на внутренних заказчиков и помочь принять обоснованное решение. Конкретный объём отчётности и проверок фиксируется до старта.
Требования привязаны к задачам: документационное сопровождение руководителя, подготовка материалов, деловая переписка и организация совещаний.
Работодатель получает информацию об опыте, мотивации и согласованных условиях кандидата.
Координируем предварительные контакты, интервью и обратную связь по согласованной схеме.
Смежные должности
Названия должностей могут пересекаться. Чтобы страницы услуг не конкурировали между собой, различаем роли по функционалу, ответственности и уровню решений.
Занимается приёмной и обращениями всей организации.
Больше внимания уделяет календарю и ежедневной организации встреч.
Может координировать широкий круг бизнес-задач руководителя C-level.
Системно регистрирует документы и обеспечивает прохождение маршрутов.
Отвечает за организацию процессов и документов нескольких подразделений.
Координирует исполнение поручений, не обязательно ведя референтские материалы.
Коммерческие условия
Для позиции «Секретарь-референт» срок и стоимость рассчитываются по конкретному брифу. Не публикуем неподтверждённые обещания о сроках закрытия вакансии.
Определяется после уточнения задач, требований и объёма работ; коммерческие условия закрепляются договором.
Зависят от географии, вознаграждения, формата работы, доступности кандидатов и специальных требований.
В рамках согласованного договора может действовать бесплатная замена до трёх месяцев; основания и сроки фиксируются в договоре.
Вопросы работодателей
Конкретные условия, сроки и объём оценки зависят от вакансии и договора.
Стоимость зависит от сложности профиля, требований к опыту, географии и формата работы. После брифа предложим коммерческие условия и закрепим порядок оплаты договором.
Единый срок без анализа вакансии обещать нельзя. Оценим доступность кандидатов с учётом требований, условий, вознаграждения и ситуации на рынке.
Да. Можно обсудить одну вакансию или несколько позиций; состав работ и условия определяются по согласованному заданию.
Основной функционал: документационное сопровождение руководителя, подготовка материалов, деловая переписка и организация совещаний. На старте отделяем обязательные задачи от дополнительных, чтобы не завысить требования.
Название роли, реальные задачи, город или формат работы, график, зарплатный ориентир и контакт для обратной связи. Остальные параметры уточним на брифе.
Референт обычно глубже вовлечён в подготовку писем, справок и материалов руководства; конкретные функции определяются брифом.
Да, если предполагается подготовка документов: короткий кейс может показать точность и деловой стиль.
При необходимости — да. Уточняем, требуется ли стенографирование, фиксация решений или полный протокол.
Да, когда фактически нужна переписка или подготовка материалов на другом языке.
Зависит от доступа к графику, служебной переписке и внутренним документам; правила согласуются на старте.
В зависимости от договора может быть предусмотрена бесплатная замена до трёх месяцев. Точный срок, основания и порядок указаны в договоре.
Обсудим вакансию
Расскажите о компании, задачах будущего сотрудника, графике и городе. Уточним требования к роли «Секретарь-референт» и предложим следующий шаг поиска.
Обращение предназначено для работодателей и компаний-заказчиков.
Можно приложить профиль вакансии и требования к графику.