Обращения не теряются
Входящие звонки, письма и запросы направляются ответственным сотрудникам, а важные сообщения своевременно передаются адресатам.
Кадровое агентство · для работодателей
Подберём секретаря для работы с входящими обращениями, посетителями, перепиской и документами. Уточним обязанности приёмной, требования к коммуникации и график, затем проведём поиск и предварительную оценку кандидатов.
Подбор под задачу
Секретарь помогает компании не терять обращения, встречи и документы. Для работодателя важнее качество организации потока задач, чем формальное указание должности в резюме.
Входящие звонки, письма и запросы направляются ответственным сотрудникам, а важные сообщения своевременно передаются адресатам.
Встречи, пропуска, переговорные и уведомления сотрудников организованы без лишнего ожидания и путаницы.
Корреспонденция регистрируется или передаётся по правилам компании с соблюдением сроков и конфиденциальности.
Наименование «секретарь» в разных компаниях может означать работу на приёмной, корреспонденцию или поддержку руководителя. Мы уточняем конкретную функцию до начала поиска.
Функционал позиции
Разделяем базовый секретариат и дополнительную нагрузку: требования к кандидату должны соответствовать ежедневным задачам, а не случайному перечню функций.
Приём и распределение входящих звонков, передача сообщений, обработка общих электронных ящиков в рамках полномочий.
Встреча гостей, согласование посещений, уведомление принимающей стороны, бронирование переговорных.
Приём, сортировка, регистрация и передача писем, курьерских отправлений и внутренних документов.
Уточнение участников, времени и формата встречи, подготовка помещений и сопровождение организационных вопросов.
Подготовка типовых писем, приглашений, уведомлений и корректная коммуникация с сотрудниками и контрагентами.
Ведение простых реестров, контроль порученных задач и взаимодействие с офисными службами без подмены их функций.
Если основная работа — личный календарь директора, сложные поручения и командировки, вероятно, нужен секретарь руководителя или помощник. Если управление закупками и сервисными подрядчиками — офис-менеджер.
Типы секретариата
Под одинаковым названием могут скрываться разные условия обслуживания: от общей приёмной до распределённого корпоративного секретариата.
Приём звонков и посетителей, корреспонденция, встречи и общие административные запросы сотрудников.
Работа с ограниченным кругом внутренних заказчиков, регистрация обращений, управление расписанием переговорных или входящими документами.
Акцент на учёте корреспонденции, регистрационных журналах, шаблонах писем и документообороте; при значительном объёме обсуждается отдельный делопроизводитель.
Для ресепшен с постоянным потоком посетителей и пропускным режимом предусмотрена отдельная специализация «Администратор ресепшен».
Перед поиском
Отдельно согласуем обязательные задачи, уровень сервисной нагрузки и условия. Это помогает отсечь нерелевантные резюме и не требовать лишних компетенций.
Профессиональный профиль
Оцениваем не общее впечатление от кандидата, а действия в ситуациях, которые регулярно возникают на этой позиции.
Точность формулировок, грамотность, телефонный этикет, умение кратко зафиксировать и передать информацию.
Приоритеты, фиксация поручений, уведомления адресатов и отсутствие потерянных сообщений.
Вежливость с посетителями, корректная реакция на конфликтные обращения и соблюдение правил гостевого доступа.
Аккуратность в регистрации корреспонденции, правильное именование и хранение файлов, контроль передачи документов.
Почта, календарь, офисный пакет, телефония, пропускная система и СЭД — в зависимости от потребностей компании.
Границы разглашения сведений о встречах, документах и внутренних контактах; соблюдение инструкций работодателя.
Оценка кандидатов
Используем структурированные вопросы по реальному опыту; по согласованию с компанией — одинаковое короткое практическое задание для финалистов.
Гость прибыл без подтверждённого пропуска, принимающий сотрудник недоступен. Просим кандидата описать порядок действий, варианты связи и границы полномочий.
Одновременно звонит клиент, приходит курьер с документами и руководитель назначает встречу. Проверяем приоритеты, фиксацию информации и коммуникацию.
В общий ящик поступает письмо с чувствительными вложениями. Смотрим, как кандидат проверяет адресата, фиксирует передачу и избегает распространения данных.
По исходным вводным просим составить короткое приглашение на встречу или ответ на запрос — проверяем грамотность и соблюдение делового тона.
Понятная последовательность, проверка полномочий, корректная передача информации, фиксация обязательств и спокойная коммуникация. Критерии заранее согласуются с работодателем.
Этапы сотрудничества
Процесс строим от задачи работодателя к релевантным кандидатам и решению о найме. Конкретные этапы и объём проверки фиксируем при согласовании проекта.
Уточняем офис, график, поток обращений, обязанности, требования к речи и документам.
Разделяем обязательные компетенции и пожелания, согласуем поиск и критерии оценки.
Используем подходящие источники, изучаем опыт работы в схожих условиях, проводим первичный контакт.
Проверяем опыт секретариата, коммуникации, владение инструментами и мотивацию.
Представляем релевантные профили, координируем встречи с работодателем и обратную связь.
Помогаем согласовать оффер, график, документы и дату начала работы.
Для работодателя
Ключевой результат — сотрудник, который может выполнять конкретный объём секретарских задач и поддерживать принятый порядок коммуникаций.
Уточнены рабочие сценарии, нагрузка, график и необходимые навыки.
По согласованному процессу представлены сведения об опыте, коммуникации, ожиданиях и результатах проверки.
Организация интервью, согласование обратной связи и коммуникаций до выхода.
Корректность маршрутизации обращений, отсутствие потерянной корреспонденции, качество регистрации документов, соблюдение правил доступа и обратная связь внутренних заказчиков. Конкретные метрики — по регламентам компании.
Разные должности
Пересечения есть, но для качественного подбора важно определить, кому и для чего нужна функция.
Приём звонков, деловая переписка, корреспонденция, работа приёмной и встречи.
Приёмная конкретного руководителя, его коммуникации, график и документы в пределах согласованной зоны ответственности.
Прежде всего поток посетителей, гостевой доступ, front desk и первичный сервис.
Регистрация документов, контроль маршрутов, номенклатура, архив и учёт документооборота.
Закупки, обеспечение офиса, подрядчики, бытовые и административные сервисы.
Календарь, поручения, организационная поддержка и координация задач определённого руководителя.
Профессиональный стандарт Минтруда №333н охватывает несколько близких ролей, но не означает, что их следует объединять в одну вакансию или SEO-страницу.
Условия сотрудничества
Стоимость и срок зависят от задач, графика, географии, потока обращений, требования к языкам и рынку кандидатов. Универсальные цифры до брифа не указываем.
Определяется после согласования вакансии и объёма работ; условия оплаты фиксируются договором.
Согласуются после оценки доступности подходящих кандидатов с учётом зарплаты, графика и специальных требований.
При наличии гарантийной замены её срок, основания и порядок прописываются в договоре.
Короткое описание обязанностей секретаря, город и адрес офиса, часы работы, языковые требования при наличии, зарплатный ориентир и контакт для связи.
Вопросы работодателей
Ответы о секретариате, сроках, оценке кандидатов, документах и начале сотрудничества.
Стоимость зависит от обязанностей, требований, графика, города и условий сотрудничества. После обсуждения вакансии предложим коммерческие условия.
План поиска определяется по согласованному профилю, зарплате, графику и доступности кандидатов. Сроки обсуждаем до старта проекта.
Да, запрос может касаться одной вакансии. Уточним объём функций, условия и согласуем порядок работы.
Секретарь может вести корреспонденцию, телефонные обращения и организационные задачи. Администратор ресепшен обычно сосредоточен на гостевом потоке и front desk. Названия уточняем по фактическому функционалу.
Владение языком можно включить в профиль, если оно нужно для переписки, звонков или встреч. Уровень и способ проверки согласуем отдельно.
Секретарь общего офиса обслуживает входящие обращения и документы. Секретарь руководителя преимущественно поддерживает коммуникации, график и приёмную конкретного руководителя.
В зависимости от роли — устную и письменную деловую коммуникацию, работу с обращениями, документами, календарями и офисными инструментами, а также мотивацию и условия.
Да, в пределах согласованной нагрузки. Если работа преимущественно связана с регистрацией, контролем маршрутов и архивированием документов, может потребоваться делопроизводитель.
Такой график можно предусмотреть в вакансии. На этапе брифа уточняем часы работы, сменность, число посетителей и доступность кандидатов.
Название позиции, реальные задачи, адрес или город, график, зарплатный ориентир и контакт для обратной связи. Детали профиля уточним совместно.
Гарантийные обязательства, если предусмотрены договором, определяются согласованными сроками, основаниями и порядком замены.
Обсудим вакансию
Расскажите о формате секретариата, графике, потоке входящих обращений, документообороте и городе. Согласуем профиль кандидата и дальнейшие шаги поиска.
Обращение предназначено для работодателей и компаний-заказчиков.
Можно приложить профиль вакансии и требования к графику.